Správu cestovních náhrad řeší každá společnost, která poskytuje svým zaměstnancům možnost služebních cest. Tento proces je klíčový pro a efektivní řízení nákladů spojených s cestováním a zároveň slouží k motivaci zaměstnanců, aby plnili pracovní úkoly mimo jejich běžné pracoviště. Pokud tedy i vy posíláte své zaměstnance na služební cesty a potřebujete s efektivní správou cestovních náhrad pomoci, neváhejte nás kontaktovat. Staráme se o mnoho procesů a jedním z nich jsou právě cestovní náhrady.
Co jsou to cestovní náhrady
Cestovní náhrady, lidově cesťáky, jsou finanční kompenzací, kterou zaměstnanec dostává za náklady vynaložené během služební cesty. Tyto náklady mohou zahrnovat ubytování, stravování, dopravu, služby a další výdaje, které jsou spojeny s vykonáváním pracovních povinností mimo stálé pracoviště.
Více o cestovních náhradách najdete v zákoníku práce § 156 - § 164 - Cestovní náhrady při pracovní cestě nebo při cestě mimo pravidelné pracoviště.
Důležité úkony při správě cestovních náhrad
Každá společnost by měla mít jasně stanovenou politiku týkající se cestovních náhrad. Tato politika by měla obsahovat informace o limitech náhrad, povolených typech výdajů a postupu pro jejich nárokovaní. Důležité je také upřesnit, zda je vyžadováno podání účetních dokladů pro potvrzení výdajů. Veškeré úkony spojené se správou cestovních náhrad lze řešit elektronicky a online, což usnadňuje práci firmě i zaměstnancům.
- Zaměstnanci by měli podat žádost o cestovní náhrady po návratu ze služební cesty. Tato žádost by měla obsahovat přesný seznam všech výdajů a přiložené účetní doklady. Finanční oddělení nebo odpovědná osoba by měla pečlivě vyhodnotit nároky a ověřit, zda všechny výdaje splňují stanovená pravidla.
- Každý požadavek na cestovní náhradu by měl projít procesem schvalování. Většinou je tato povinnost přidělena manažerům nebo nadřízeným, kteří zkontrolují, zda byla služební cesta skutečně nezbytná a zda jsou náklady řádně zdůvodněny.
- Zaměstnanci očekávají, že dostanou své náhrady včas. Zdlouhavý proces schvalování a účetnictví může způsobit frustraci a snížit důvěru mezi zaměstnanci a společností. Proto je důležité zajistit, aby byly cestovní náhrady vyrovnávány co nejdříve po schválení.
Kromě správy cestovních náhrad vám můžeme pomoci s automatizací cestovních náhrad, která zaměstnancům usnadní podání žádosti o náhrady a urychlí proces schvalování a vyrovnávání. Nabízíme pomocnou ruku také s výpočtem cestovních náhrad.
Provést můžeme i proces plánování, interní audit vašeho podniku nebo se postaráme o řízení pohledávek, čímž minimalizujeme riziko nezaplacených závazků a zajistíme finanční zdraví vaší společnosti.
Potřebujete motivovat své zaměstnance, aby se účastnili služebních cest?
