Jak sestavit SWOT analýzu firmy

Kladete si otázku, jak udělat SWOT analýzu? Nebo co to vlastně je a k čemu slouží? Dnes vám na vaše otázky odpovíme. Dozvíte se, co je SWOT analýza a z jakých částí se skládá. Seznámíme vás s jejím účelem a provedeme vás sestavením SWOT analýzy krok za krokem. Upozorníme vás také na chyby, kterých se mnoho lidí při sestavování dopouští. S naší pomocí vytvoříte „swotku“ vašeho podniku s naprostým přehledem.

Co je SWOT analýza a k čemu slouží

SWOT analýza firmy či projektu je důležitým nástrojem používaným v marketingu, ale také při strategické analýze podniku. Definice SWOT analýzy zní takto: SWOT analýza je metoda, prostřednictvím které lze identifikovat a hodnotit silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby, které jsou spojené s celou firmou, určitým projektem či podnikatelským záměrem. SWOT analýza poskytuje přehled o vnitřních a vnější faktorech, které mají vliv na podnik či projekt. Zatímco interní faktory lze ovlivňovat, slabiny potlačovat či úplně eliminovat, externí faktory ovlivnit nelze. Je však potřeba o nich vědět, pracovat s nimi a umět se jim přizpůsobit.

Název analýzy vznikl jako zkratka anglických slov, které označují jednotlivé části analýzy.

• Strengths neboli silné stránky – jsou částí analýzy vnitřního prostředí. Pomáhají podniku posílit tržní pozici a identifikovat aspekty v kterých firma vyniká oproti konkurenci. Cílem firmy je silné stránky maximalizovat. Patří sem dosažené úspěchy firmy, dovednosti zaměstnanců, znalosti i schopnosti manažerů a zdroje. Jedná se ale především o to, co vybočuje z průměru, protože šikovné zaměstnance a vzdělané manažery má mnoho firem.
• Weaknesses neboli slabé stránky – jsou součástí analýzy interního prostředí firmy. Bývají měřené interním hodnotícím systémem nebo vyplývají z porovnání s konkurencí. Tyto slabé stránky snižují hodnotu firmy. Může se jednat o nedostatečné dovednosti, malé množství aktiv či podnikových zdrojů. Cílem firmy je minimalizace těchto slabin.
• Opportunities neboli příležitosti – tedy potenciální vnější příležitosti, které se zpravidla už nemusí opakovat. Jde především o šanci na rozvoj podniku a posílení jeho tržního postavení. Z toho vyplývá, že by se podniky měli snažit o identifikaci a maximální využití těchto příležitostí, které mohou přinést například zvýšení povědomí o firmě, lepší uspokojení zákazníků nebo větší poptávku po službách či produktech firmy.
• Threats neboli hrozby – jsou vnější faktory, nad kterými společnost nemá kontrolu. Jedná se o rizika, která mohou překazit dosažení cílů firmy nebo dokonce ohrozit její existenci. Cílem firmy je tyto hrozby včas odhalit a v ideálním případě je eliminovat. V opačném případě totiž mohou způsobit velké problémy. Doporučujeme veškeré hrozby uspořádat od nejzávažnějších po nejméně závažné a přesně v tomto pořadí se jimi i zabývat. Nejběžnějšími hrozbami bývají nové technologie anebo poklesy spotřeby, nezaměstnanost a také vztahy s podniky či fyzickými osobami, které mohou mít vliv na chod podniku – může docházet ke ztrátám zákazníků nebo dodavatelů, případně k zesílení konkurence.

Cílem SWOT analýzy je pomoc firmám pochopit jejich aktuální situaci. Aby se společnost mohla rozvíjet, musí znát své přednosti i slabosti v porovnání s jinými podniky. Stejně důležité je umět včas identifikovali potenciální rizika nebo příležitosti ke zlepšení či posunu kupředu.

Kromě toho, že SWOT analýzu lze udělat pro firmu jako celek, je možné se také zaměřit pouze na nějakou část, jednotlivý případ, záměr nebo oblast, například na samotné finanční řízení podniku. Právě ve sféře financí, která je vrcholovým zájmem celé společnosti, je SWOT analýza velmi důležitá. Stejně tak, jako rozpracovává silné a slabé stránky celé společnosti, může to samé provádět v oblasti finančního řízení a finančního plánování.

Co by mělo předcházet tvorbě SWOT analýzy

Před samotnou tvorbou SWOT analýzy podniku je nezbytné znát cíle firmy a také záměr, kterého chcete pomocí swotky dosáhnout. Dále je potřeba shromáždit relevantní data z vnějšího i vnitřního prostředí firmy, především finanční výkazy, názory klíčových zaměstnanců, průzkum trhu atd. Čím více dat získáte, tím kvalitnější SWOT analýza bude.

Shromáždění dat a analýza

V oblasti financí se jedná především o výstupy z analýz finančních výkazů, které obvykle jako první poukáží na nějaký problém ve firmě. Ze strategického hlediska se tak na tvorbě SWOT analýzy podílí vedoucí zaměstnanci i vlastníci podniku a vrcholový management. V praxi se může jednat o brainstormingovou schůzku, na které zazní mnoho konstruktivních připomínek a nápadů.

Pro interní část SWOT analýzy – silné a slabé stránky, lze využít také data z horizontální a vertikální analýzy, odchylkové analýzy, případně finanční analýzy podniku. Všechna tato data ukážou skutečný stav vaší společnosti.

Časový horizont a plánovaný vývoj

Veškerá data sbírejte z minulosti i současnosti, ale myslete i na budoucnost. Zjistěte, jaké trendy přicházejí nebo jaké nové technologie se postupně začínají rozvíjet. Nemusí to však být pouze příležitosti. Mohou se objevovat novinky, které vaše podnikání ohrozí. I ty je třeba do SWOT analýzy zahrnout.

Objektivní posouzení situace

Aby SWOT analýza fungovala, je důležité, abyste se na chod firmy dívali objektivně a především realisticky. Žádná data nezkreslujte. Oceňte silné stránky, ale především si přiznejte slabé stránky. Pokud je totiž odhalíte včas a okamžitě s nimi začnete pracovat, je větší šance, že je dokážete eliminovat.

Při tomto sběru dat nezapomínejte na vnitropodnikovou kulturu. Všechny získané poznatky by měly přispívat k pozitivnímu a konstruktivnímu procesu rozvoje podniku. V žádném případě by neměly způsobovat neshody nebo odpor mezi členy vašeho týmu.

Jak udělat SWOT analýzu

Po tom, co jste shromáždili všechna důležitá data, je načase jim dát nějaký řád, aby se vám s nimi dobře pracovalo. S tím vám právě pomůže správně sestavená swotka. Na následujících řádcích jsme vám sepsali postup SWOT analýzy krok za krokem.

1. Identifikace silných stránek – jedná se o vnitřní faktory, kterými mohou být kvalifikovaní zaměstnanci, stabilní nižší management ve výrobě, dobrá pověst podniku, silná finanční stabilita, likvidita, velký obrat firmy, dobré marže, stanovená strategie a cíle, fungující vnitropodnikové procesy či hodnota firmy. Patřit sem mohou ale i unikátní výrobky či služby, které jinde nenabízejí. Jak na průzkum silných stránek vám vysvětlíme níže.
2. Identifikace slabých stránek – mezi tyto vnitřní faktory lze zařadit nedostatek zdrojů a dovedností, nekvalifikovaný personál, administrativní problémy nebo zaostávající technickou infrastrukturu. Dále absenci nižšího managementu ve výrobě či chybějící motivační a odměňovací systém a také nekomunikované strategie a firemní cíle Většina slabých stránek vzniká kvůli chybějícím či neefektivním vnitropodnikovým procesům. Průzkum slabých stránek najdete sepsaný níže.
3. Identifikace příležitostí – těmito externími faktory mohou být rostoucí trhy, nové technologie či trendy i dobré podmínky úvěrů na tyto nové technologie. Dále také změny ve spotřebitelském chování nebo nové tržní příležitosti.
4. Identifikace hrozeb – mezi rizikové vnější faktory patří například konkurenční tlak, změny v regulacích, špatná pověst podniku, kontroly případně pokuty z inspektorátu práce, ale i případná ekonomická krize nebo nedostatek pracovní síly.
5. Zápis SWOT analýzy do tabulky – skládá se ze čtyř kvadrantů, přičemž každý kvadrant náleží jedné části analýzy. Obvykle vypadá matice SWOT analýzy takto:
   
6. Analýza – shromážděná data se rozeberou a vyhodnotí. Tím získáte přehled o tom, zda se některé faktory v jednotlivých kvadrantech mohou ovlivňovat. Může být například některá ze silných stránek klíčem k využití příležitosti na trhu?
7. Vytvoření strategie – shromážděná data je třeba naplno využít – na jejich základě vytvoříte strategii a s její pomocí můžete maximalizovat silné stránky, minimalizovat slabé stránky, využít příležitosti nebo předcházet hrozbám a tím se přiblížit k vytyčenému cíli. Rozlišujeme 4 typy strategií, které vysvětlíme níže.
8. Realizace strategie a její monitoring – je potřeba co nejdříve začít pracovat se strategiemi, které jste si na základě vyhodnocení SWOT analýzy zvolili. Zároveň je důležité neustrnout a nadále sledovat situaci, vývoj podniku i vnějšího okolí a SWOT analýzu průběžně aktualizovat.

Jak na průzkum interních faktorů – silných a slabých stránek podniku

• V první řadě je potřeba zjistit, jaké jsou schopnosti, dovednosti a zkušenosti jednotlivých členů vaší společnosti. Jak každý zaměstnance přispívá cílům firmy a jaké jsou jeho individuální silné stránky.
• Důležité jsou také společné porady, na kterých dáte prostor k vyjádření všem zaměstnancům. Nechte je sdělit, co považují za silnou a co naopak za slabou stránku firmy. Kromě těchto porad provádějte i individuální pohovory jeden na jednoho, ať se mohou v bezpečném a komfortním prostředí vyjádřit opravdu všichni.
• Používejte dotazníky, které mohou být i anonymní, k vyjádření silných a slabých stránek podniku. Nebo použijte hodnotící formuláře se specifickými otázkami na schopnosti a dovednosti zaměstnanců a nechte je, ať sami sebe zhodnotí.
• Nezapomínejte také na zpětnou vazbu a předejte členům týmu hodnocení od jejich kolegů, nadřízených i podřízených. Může to poskytnout komplexnější pohled na silné a slabé stránky jednotlivců.
• Zhodnocujte výkony týmů i jednotlivců na základě konkrétních výsledků, cílů a úkolů, abyste mohli odhalit slabé oblasti, kde je potřeba zlepšení, ale i oblasti, ve kterých excelujete.
• Pokud je to možné, pokuste se získat zpětnou vazbu i od klientů, partnerů i zákazníků. Tato externí perspektiva může být skvělým zdrojem dalších silných a slabých stránek, na které uvnitř firmy nemusíte přijít.

Typy strategií SWOT analýzy

Po sestavení SWOT analýzy je potřeba vytvořit strategii. Obecně se rozlišují čtyři typy strategií, s jejichž pomocí můžete buďto potlačit veškeré negativní aspekty, které ohrožují váš podnik či projekt, anebo maximalizovat pozitiva a využít je k tomu, abyste se dostali blíže k vašemu cíli. Jedná se o tyto 4 strategie:

• SO – Pomocí silné stránky můžete získat konkurenční výhodu. 
• WO – Slabou stránku můžete překonat s pomocí určité příležitosti. 
• ST – Silné stránky můžete využít pro minimalizaci hrozeb. 
• WT – Můžete minimalizovat slabiny a čelit tak hrozbám s cílem přežít či radikálně změnit fungování společnosti.

Na co si dát pozor aneb v čem se nejvíce chybuje při sestavování SWOT analýzy

Při sestavování SWOT analýzy se mnoho podniků dopouští stejných chyb. Ty nejčastější vám teď představíme, abyste se jim vyhnuli.

• Nedostatečná objektivita – jak jsme již výše zmínili, je třeba si přiznat všechny slabé stránky vaší firmy. Jedině tak bude SWOT analýza fungovat.
• Nezahrnutí všech zúčastněných stran – manažerů, různých firemních oddělení apod.
• Neaktualizovaná SWOT analýza – swotka není jednorázová záležitost. Je potřeba ji v čase upravovat a aktualizovat podle vývoje trhu a aktuální situace podniku či projektu.
• Zahrnutí nekonkrétních a málo podrobných dat – čím více podrobností do SWOT analýzy uvedete, tím lepších a přesnějších výsledků dosáhnete.
• Chybějící třídění položek – každá silná stránka je jinak významná a stejně tak každá hrozba značí jinak závažné riziko.
• Záměna interních a externích vlivů 
• Znevažování konkurence 
• Zapomínání na dlouhodobé cíle a budoucnost 
• Zapomínání na zákaznickou zpětnou vazbu

Controlling Solutions

Zajímá vás něco dalšího? Neodpověděli jsme na všechny vaše otázky? Neváhejte nás kontaktovat prostřednictvím e-mailové adresy kontakt@conso.cz. Nahlédnout můžete také na náš blog, kde najdete mnoho dalších informací a zajímavých článků. A pokud byste přece jen chtěli se SWOT analýzou pomoci, napište nám. První konzultaci u nás máte vždy zdarma. O našich zkušenostech a profesionálním přístupu hovoří reference našich klientů, přesvědčte se sami.